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5 Étapes Pour Créer Votre Centre D’Appels 

5 Étapes Pour Créer Votre Centre D’Appels 

Pour une raison ou pour une autre, certaines entreprises préfèrent créer leurs propres centres d’appels plutôt que d’avoir recours à un prestataire externalisé. Cependant, la création de centre d’appels comme la création de n’importe quel type de structure d’ailleurs, nécessite un investissement en temps et en argent. Vu la multitude de questions qui se posent et d’options qui se proposent, il est souvent difficile de faire les bons choix.

C’est dans cette démarche que nous souhaitons vous apporter conseils. Voici pour vous comment créer votre centre d’appels en quelques étapes.

1-Evaluez vos besoins

Que vous songiez à créer un centre d’appels pour la gestion de votre service après-vente ou votre prise de commandes voire même les deux, vous devez avant tout évaluer vos besoins. Certes, si vous optez aujourd’hui pour la création d’un tel site, c’est que vos interactions avec vos clients sont si fréquentes qu’elles deviennent impossibles à gérer en interne.

Lors de cette évaluation, vous devez pouvoir définir le nombre d’employés dont vous aurez besoin. Une chose en entraînant une autre, ceci vous donnera la superficie ou le nombre de postes nécessaires.

2-Créer du tout au tout ou opter pour une structure existante ?

Avoir recours à une structure existante ne rime pas obligatoirement avec sous-traitance. La création d’un centre d’appels à partir de rien peut être coûteuse en temps et en argent, si vous optez pour la location vous gagnez du temps et vous vous concentrez sur l’essentiel c’est a dire les ressources humaines.

Créer votre centre d’appels au sein d’un structure existante en location de position. En ayant recours à une location de position, vous louez le nombre de position dont vous avez besoin sur le temps qui vous convient. Et comme cette aventure marque certainement vos débuts dans les gestions de centre d’appels, vous pouvez également avoir recours à du portage salariale pour créer votre équipe.

La location de position staffée vous permet de mettre en place votre propre centre sans avoir à passer par les cases recherche de locaux, mise en place technique, fournisseurs, normes a respecter… A travers ce type de location, vous pourrez lancer vos opérations en plug and play.

3-La position géographique, un choix stratégique

A ce stade, vous êtes conscients du type de service proposé dans votre centre d’appels. Vous savez aussi combien d’agents seront à votre service. Et vous savez également si vous creez de a a z ou si vous louez. Mais il faut savoir ou faire tout cela.

La position géographique de votre centre d’appels est un choix plus qu’important, l’emplacement physique déterminera le coût de la mise en place.

En sus de cela, la position géographique déterminera aussi la qualité et le coût de la main-d’œuvre. A l’île Maurice par exemple, vous aurez un bonne equation entre une main-d’oeuvre de qualité et le cout.

En outre, vous devez choisir votre pays d’accueil selon les services que vous proposez. Chaque entreprise possède sa clientèle. Certaine opèrent à l’international et ont donc besoin de télé-agents bilingues a titre d’exemple l’île Maurice vous offre une population naturellement bilingue (anglais-français).

4-Place au centre d’appels et son aspect techniques

Après avoir passé les 3 premières étapes, il faut maintenant s’attaquer au côté technique de votre centre d’appels. Les locaux sont là, remplit d’agents motivés avec des ordinateurs et des casques derniers cris. Mais comment démarrer ce rouage ? Les logiciels de centre d’appels sont essentiels pour le démarrage des opérations.

Vous pourriez par exemple avoir besoin d’un fournisseur de téléphonie par vos communication en VOIP. Puis il faut penser au logiciel pour la gestion des données clients comme le CRM. Le CRM est d’ailleurs l’outil indispensable en centre d’appels. Comme son nom l’indique, il sert à la gestion de la relation client. .

Ainsi, plusieurs outils sont essentiels au bon déroulement des opérations en centre d’appels. L’avantage est que vous n’êtes pas forcé de tout faire en une fois. Vous pouvez prendre l’essentiel comme votre opérateur VOIP dans un premier, dans un deuxième intégrer le CRM et tous les autres suivront selon vos besoins.

5-Que serait un centre d’appels sans ressources humaines ?

Désormais, il vous semble que vous ayez toutes les clés en main pour démarrer votre centre d’appels. Pourtant, il vous manque l’essentiel, vos ressources humaines. A noter que dans un centre d’appels, il n’y a pas que les agents. Vous y trouverez également des superviseurs, des coordinateurs, des responsables d’équipes, des secrétaires, des comptables, des qualiticiens, des formateurs et autres. Ainsi, il vous faut créer votre équipe.

Si plus haut, vous avez opté pour la location de position staffée, vous avez déjà votre équipe. Au cas contraire, vous devez passer par la case recrutement.

Quoiqu’il en soit, position staffée ou non, vous devez établir un plan de gestion de vos ressources humaines. Qui se chargera de quoi ? Les conditions de travail des agents (les pauses, les équipes, les horaires, les salaires…).

Il est aussi primordial d’instaurer une bonne atmosphère. Vous devez avoir la capacité de cadrer vos ressources humaines, leur transmettre vos valeurs et celles de votre entreprise.

Il est temps de vous lancer dans cette nouvelle aventure

Maintenant que vous comprenez les facteurs à prendre en considération pour la création de votre centre d’appels, vous pouvez vous lancer pleinement dans ce projet. Cependant que vous ayez de l’expérience ou non, vous aurez probablement besoin d’aide.

Nous vous proposons toute une gamme de services allant du conseil au recrutement en passant pour l’installation de votre CRM. Pour plus d’informations, appelez-nous sans plus attendre ou 01 84 79 28 20.

Pourquoi Avoir Recours à La Location de Position?

Etant dans le monde des affaires, vous avez sans aucun doute entendu parler de délocalisation, d’externalisation, de sous-traitance, d’outsourcing ou d’offshoring. Tous ces process n’ont finalement qu’un but : optimiser et rentabiliser l’expérience client des entreprises. Cependant, bon nombre d’entreprises ne trouvent pas satisfaction en ayant recours à la sous-traitance ou à l’externalisation.

Pourquoi ? Manque de contrôle sur les opérations ou manque de transparence de la part du prestataire choisi. Ce que les entreprises veulent enfin de compte c’est tout mettre en œuvre pour pérenniser leur projet. Elles veulent pouvoir bénéficier des avantages des services offshore tout en gardant plein contrôle sur leurs opérations. C’est pour remédier à cela que beaucoup de centres d’appels ou centres de contact proposent aujourd’hui des services de location de position.

Qu’est-ce que la location de position ?

Contrairement à la sous-traitance, la location de position donne plein pouvoir à l’entreprise cliente. Il s’agit de louer des positions de travail comme on loue un appartement. Tout comme pour les appartements, il y a deux types de location de position : staffée ou non staffée.

En ayant recours à la location de position auprès d’un centre d’appels, une entreprise bénéficie de bureaux tout équipés et adaptés à ses opérations. Si par exemple, vous souhaitez délocaliser votre département web, traitant les mails et les réseaux sociaux, vous louerez des positions équipées d’ordinateurs hautement performants avec une excellente connexion internet.

La location de position non staffée

Le premier type de location de position est plus adapté aux entreprises souhaitant se délocaliser, ouvrir une nouvelle branche ou créer leurs propres centres d’appels à l’étranger. Il s’agit de la location de position non staffée. Là, l’entreprise commanditaire louera des bureaux sans ressources humaines mais avec tout le matériel nécessaire. Elle se chargera elle-même d’y apporter la main-d’œuvre. Le centre d’appels d’hébergement n’aura rien à voir avec ses opérations. L’entreprise gèrera ses opérations comme bon lui semble.

La location de position staffée

La location de position staffée est très intéressante pour les entreprises souhaitant délocaliser leurs opérations. C’est une bonne solution pour effectuer une transition en douceur d’un pays à un autre. Et ce, sans avoir besoin d’un budget trop excessif.

A travers la location de position staffée, vous bénéficierez de bureaux tous équipés mais aussi de ressources humaines recrutées sur mesure.

C’est un avantage considérable surtout d’un point de vue financier. En ayant recours à la location de position staffée, c’est le centre d’appels d’hébergement qui se chargera de la rémunération de vos employés. Vous serez en contact direct avec ces derniers et le centre d’appels n’interviendra que lorsque vous le solliciterez. L’avantage ici, c’est le coût de votre main-d’œuvre sera ajouter à celui du bureau et vous payerez directement le centre d’appels.

Comment avoir recours à la location de position ?

Comme toutes les missions confiées à des centres d’appels, vous devrez rédiger un cahier de charges. Ce document contiendra tout ce que vous souhaitez louer auprès du centre d’appels. Il indiquera le nombre de positions, ce que contiendra ces positions (ordinateurs, téléphone…), les besoins additionnels (ex : internet), et si staffée, le nombre de ressources humaines, leurs titres, leurs rôles et leurs rémunérations.

Certes, vous ne déciderez pas de tout par vous-même. Les centres d’appels les plus expérimentés possèdent déjà une fiche de prix qui comprend tous les besoins d’une entreprise. Vous n’aurez qu’à faire votre choix ou vous ajouterez des options.

Trouvez votre centre d’appels d’hébergement

Comme beaucoup de pays d’Afrique et de l’Océan Indien, l’île Maurice comporte d’innombrables avantages propices à la location de position. Très bonne infrastructure, ressources éduquées, qualifiées et bilingues, fiscalité fortement avantageuse, les raisons d’ancrer sur l’île n’en finissent pas.

De plus, à l’île Maurice, vous trouverez bon nombre d’européens (de France principalement) venus y implanter leurs activités. Par conséquent, vous trouverez des dizaines de sociétés pouvant répondre à vos besoins.

C’est pour cela que nous vous proposons nos services n’attendez plus et appelez-nous pour les prochaines étapes au 01 84 79 28 20.