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Externaliser la réception d’appels à l’île Maurice

Externaliser la réception d’appels à l’île Maurice

La réception d’appels est probablement la mission la plus chronophage dans la plupart des entreprises. En sus de cela, avec la Covid-19, il semblerait que les sollicitations via téléphone se multiplient. Ainsi, certaines entreprises se retrouvent en difficulté. Pour cause, les appels clients fusent, et les effectifs pour leur répondre ne sont pas suffisantes. C’est pourquoi, bon nombre d’entreprises trouvent pratique l’externalisation des services de réception d’appels. Chez Cap Performance, nous vous proposons la prise en charge de vos différents services de réception d’appels.

Alors voyons ensemble de quoi il s’agit et quels bénéfices pouvez-vous en tirer.

La réception d’appels une mission essentielle pour la relation client

La réception d’appels est une des missions les plus cruciales pour votre relation client. Il est important que vous ayez les bons dispositifs mis en place pour répondre à vos clients. C’est ce qui déterminera votre taux de satisfaction et de fidélisation client. Vous devez noter que la réception d’appels peut avoir lieu avant, pendant ou après l’acte d’achat, dépendant de votre façon de procéder.

Ainsi, une réception d’appels peut se présenter sous diverses formes. Par exemple, nous effectuons de la réception d’appels pour de la prise de commande. Ce type d’opération est complémentaire à des actions de marketing telles que le publipostage ou l’emailing. Si cette mission n’est pas convenablement prise en charge, vous verrez un impact direct sur vos ventes.

En outre, la réception d’appels peut être pour un service d’information ou de renseignement. Là, vos clients vous contactent pour avoir de plus amples détails sur vos services et produits. Conséquemment, s’ils ont obtenu satisfaction durant cet échange, ils deviennent des clients potentiels de valeur. C’est-à-dire qu’ils sont davantage propices à se tourner vers votre entreprise plutôt que vers un de vos concurrents.

Dans cette même optique, la réception d’appels après l’achat détermine si un client reviendra vers vous pour un prochain besoin. Dans ces cas-là, il s’agit de services après-ventes, de services de réclamation, d’assistance technique ou de support client entre autres.

L’art d’accueillir et d’écouter les clients en réception d’appels

Chez Cap Performance, nous comprenons la délicatesse que comporte chacune des facettes de la réception d’appels. C’est pourquoi, nous mettons un point d’honneur à œuvrer vers la satisfaction de vos clients.

Nos agents mauriciens, sont des agents qualifiés avec de fortes capacités pour le relationnel. De plus, en recrutant un nouvel agent, nous le formons afin que ce dernier se mette dans l’optique de servir le client avant tout. Nous leur apprenons comment être à l’écoute, se rendre disponible pour un client, montrer de l’empathie et plus encore. De nos jours, vos clients recherchent de l’humanité auprès de votre entreprise. Il est donc primordial de les traiter au cas par cas.

En réception d’appels, l’accueil client est déterminant. Un client doit sentir que son interlocuteur lui prête toute son attention. L’art de communiquer est indispensable. Les agents doivent être accueillants et chaleureux. D’ailleurs c’est une qualité innée chez les mauriciens. Ils sont toujours heureux d’accueillir et prêt à aider.

Avec politesse, courtoisie, empathie, écoute active, vous avez toutes les cartes en main pour vous garantir la satisfaction client.

Mettre en place un service de réception d’appels

Comme vous avez pu le constater, la réception d’appels et la bonne gestion de ce service est déterminant sur la prospérité de votre entreprise. Toutefois, nous comprenons que ce n’est pas une opération facile à mettre en place.

Pour cause, la réception d’appels nécessite un savoir-faire et une technicité qui ne sont pas forcément dans votre cœur de métier. Mal établie, la réception d’appels peut poser une tare sur votre entreprise. Et comme c’est tout ce que nous souhaitons éviter, nous vous conseillons d’externaliser ou de sous-traiter ce service.

Et ayant recours à un tierce prestataire, vous vous garantissez un service professionnel et de qualité. Cependant, si c’est votre première expérience du genre, nous vous conseillons la sous-traitance plutôt que l’externalisation. La sous-traitance vous permet de vous décharger entièrement de cette tâche. Bien évidemment tout sera fait selon vos exigences en concordances à votre cahier des charges. A travers la sous-traitance, vous ne vous souciez pas du recrutement, de la formation, des logiciels, de l’encadrant ou autre. D’ailleurs en sous-traitant à l’île Maurice, vous verrez un vrai retour sur investissement, les prix étant très compétitifs. En revanche, avec l’externalisation, vous aurez plein contrôle sur vos opérations. Mais cela implique que vous vous chargerez de tout à distance.

Avoir recours à un prestataire reste la meilleure option pour la majorité des entreprises comme la vôtre.

Trouver votre prestataire à l’île Maurice

La recherche du bon prestataire peut être une épreuve en elle-même. Ainsi, nous vous proposons de vous aider. Appelez-nous dès aujourd’hui au 01 84 79 28 20, parlez-nous de votre projet. Si nos services correspondent à vos besoins nous serons ravis de collaborer avec vous. Au cas contraire, nous vous mettrons en contact avec un prestataire adapté à votre cahier des charges. Alors rédiger vos besoins et parlez-nous. Nous sommes également joignables directement via notre site internet.

Un jour un téléphone, toujours un centre d’appels

Un jour un téléphone, toujours un centre d’appels

Alexander Graham Bell ne s’imaginait certainement pas à quel point il révolutionnerait la vie. Le téléphone est depuis, l’une des inventions les plus utilisées de notre temps. Vous pouvez ne pas avoir de bouilloire, de voiture, mais vous avez certainement un téléphone. Pourquoi ? Tout simplement parce que le téléphone nous ouvre aujourd’hui un nombre incalculable d’opportunités. En un appel, vous pouvez avoir tellement de choses.

C’est d’ailleurs pourquoi, nous avons lancé nos opérations orientées sur cette révolution. Car oui, le téléphone est bien plus qu’une simple invention, ce petit appareil est une révolution. Et nous en tant que centres d’appels, notre travail est de mettre à profit cette nouveauté.

Le téléphone un allier du grand public

Le grand public c’est nous, c’est vos clients et les clients de vos clients. Ce sont ceux qui n’ont pas d’annuaire et qui font usage du 118 ***. Le grand public englobe cette famille qui veut se commander une pizza pour la soirée ciné du samedi. C’est également votre voisine du dessus qui téléphone au vétérinaire car son chat ne mange plus. En bref, le grand public c’est nous tous. Et même si on veut le nier, même si on pense pouvoir le rejeter, le téléphone est omniprésent dans notre quotidien.

Nous avons recours au téléphone pour le moindre souci. Et c’est encore plus valable avec ce Covid-19 qui court les rues pendant que nous sommes coincés à la maison. Nous passons nos journées à téléphoner, au livreur, au médecin, au service d’urgence et bien plus. Désormais que nous sommes bloqués chez nous, le téléphone est le moyen pour nous d’entrer en contact avec le monde extérieur afin de satisfaire nos besoins primaires, comme s’alimenter, tout simplement.

Vous nous direz alors que le téléphone n’est pas l’unique méthode. Il y a aujourd’hui les réseaux sociaux, les sites internet et bien d’autres plateformes numériques permettant la communication avec les entreprises diverses. Certes mais encore… Attendre que votre message soit lu puis répondu, lutter avec des réponses automatisées du chatbot … ces problèmes auxquels on fait inévitablement face en voulant éviter l’appel téléphonique. Mais rien de tel qu’un bon vieux coup de téléphone, une voix rassurante et serviable au bout du fil et un problème résolu en quelques minutes à peine.

Bien que le grand public s’évertue à blâmer les centres d’appels et centres de contact pour les appels intrusifs et autres pratiques telles que l’externalisation vers l’étranger, nous avons indéniablement besoin de nos agents en centres d’appels.

Les centres d’appels, la bouée de sauvetage

Eh oui, alors que le téléphone devient indispensable au grand public, les centres d’appels deviennent incontournables. Le Covid-19 a tout de même bien impacté le secteur des TIC. Mais pour ce qui est des centres d’appels, c’est principalement ceux orientés exclusivement vers la vente et le B2B qui se trouvent en difficulté. Les opérations de prospection téléphoniques sont pour ainsi dire quasi inexistantes depuis le confinement.

En revanche, les centres de contacts les plus polyvalents comme chez nous, ont su mettre à profit leur expertise pour venir en aide au grand public. Diverses organisations ont recours aux centres d’appels pour aider ceux qui sont confinés à la maison. Par exemple, nous entendons malheureusement parler de l’augmentation des cas de violence conjugales depuis le début du confinement. Conséquemment, certains gouvernements et organisations ont mis en place des numéros de standard téléphonique pour venir en aide aux victimes.

Dans d’autres cas, les centres d’appels proposent désormais des services d’écoute psychologique aux gens ayant des difficultés à gérer le confinement. Ces derniers enclins à la dépression, au suicide ou autres troubles, ont besoin de parler à des professionnels. Les services d’écoutes sont pour eux une question de vie ou de mort.

En sus de cela, nous retrouvons les habituels numéros d’urgence qui sollicitent l’aide de centres d’appels externes tant ils sont submergés par les appels. Ou encore, l’assistance aux personnes âgées ou handicapées.

En bref, les services du centre d’appels sont interminables. Et pour en rajouter, n’oublions pas les cours en lignes, les services de livraison à domicile, l’assistance bancaire ou en assurance

Aujourd’hui c’est peu de le dire, mais Alexander Graham Bell a sauvé bien des vies. Et sa révolution des années 1800, nous permet en 2020 d’affronter le Covid-19 sans trop de difficulté. Grâce au téléphone, les entreprises peuvent continuer leurs opérations et nous pouvons obtenir les premières nécessités.

Trouvez votre centre d’appels dès aujourd’hui

Malheureusement, bon nombre de centres d’appels ont dû stopper leurs activités par manque d’équipement pour protéger leurs ressources humaines. Forte heureusement, des centres de contacts comme les nôtres, ont su prendre les mesures nécessaires pour assurer la continuité des opérations. Ainsi, nos téléagents opèrent de chez eux. Pas de risque de contamination dans nos locaux. Nous avons la garantie qu’ils sont tous bien équipés avec les outils et logiciels adéquats pour le bon déroulement des appels téléphoniques.

Pour plus d’information, appelez-nous au 01 84 79 28 20. Besoin d’un centre d’appels ? Nous avons votre solution. N’attendez pas et écrivez-nous directement sur notre site internet.

Le Brief : Moment Sacré d’une journée dans notre Centre d’appels

Le Brief : Moment Sacré d’une journée dans notre Centre d’appels

Dans tout secteur, une bonne organisation est indispensable. Or, si certaines entreprises peuvent dresser un planning bien précis des mois en avance, dans les industries relatives à la communication telles que la presse ou les centres d’appels, ce planning est présenté sous forme de « brief » quotidien.

Découvrez avec nous ce qu’est un brief, son importance et plus encore.

Qu’est-ce qu’un brief ?

Ce mot tiré de l’anglicisme est communément défini par une présentation d’informations dans le cadre professionnel voir éducationnel. Il s’agit d’un type de réunion lors duquel sont abordés les objectifs de la journée précédente et autres problématiques.

Ce point ayant été fait, sortons désormais de la généralité. Pour nous qui travaillons en centre d’appels, l’heure du brief s’avère être cruciale. Chez Cap Performance par exemple, il existe deux types de brief : directeurs-superviseurs et superviseursagents.

Le brief directeurs-superviseurs

Dès le début de la première tranche, nos directeurs et nos superviseurs se rencontrent. Ensembles, ils discutent des objectifs à atteindre au courant de la journée. Ils mettent aussi ce temps à profit pour revoir les problématiques survenues lors de la journée précédente.

Toutefois, le brief ne sert pas uniquement à faire un survol des problèmes. Les superviseurs présentent l’analyse des performances de nos agents sur les différentes opérations. Nos directeurs apportent ainsi leur savoir-faire afin de palier aux difficultés rencontrés.

Il se peut également qu’ils mettent en place des stratégies visant à booster la production. Cela peut éventuellement traiter de la motivation des agents ou de changements à apporter sur les logiciels d’exploitation. Ce dernier peut par exemple être l’injection de nouvelles fiches dans les bases de données ou de nouveaux outils à mettre à la disposition des agents comme la redirection d’appels entrants.

Le brief superviseurs-agents

Ainsi, le brief superviseurs-agents s’effectue juste après celui des directeurs-superviseurs. Ce temps donne l’occasion aux agents de partager leurs opinions et de poser des questions sur certaines zones d’ombre dépendant des opérations.

Là, les superviseurs ont la responsabilité de motiver les agents pour la journée. Ils leur expliquent comment s’adapter aux changements discutés dans le brief avec les directeurs. Aussi, ils font le point sur les lacunes à revoir individuellement.

Ce brief nous permet aussi de répartir les tâches de chaque équipe. Là, nous retenons certains agents qui ont besoin de recadrage ou encore ceux qui auront une formation en vue du démarrage d’une nouvelle opération.

L’importance du brief

Le brief est on ne peut plus important au sein de notre structure. Ce moment de partage nous permet de construire des liens avec les équipes. En sus de cela, nous avons aussi la chance de connaître davantage les nouvelles recrues.

Pour ce qui est de notre équipe habituelle, nous pouvons recueillir leurs ressentis lors du brief. C’est un moment souvent neutre ou chacun a droit à la parole. C’est essentiel pour que nos opérations perdurent car ce sont nos agents qui sont sur le terrain. Et seuls eux connaissent réellement ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas.

Cependant, le brief est aussi indispensable pour les agents. Grâce au brief, ils connaissent leurs objectifs, ils sont boostés pour la journée. De plus, c’est un moment en équipe et il est bénéfique que nos agents voient les difficultés les uns des autres afin de s’entraider. Il arrive parfois qu’ils apprennent de leurs co-équipiers. Ce qui est un avantage considérable pour les agents introvertis qui eux ont plus de mal à soulever un point lorsqu’ils sont dans le flou ou lorsqu’ils ont un problème. Le brief renforcit l’équipe tout en étant un moment de partage instructif pour nos agents.

Mieux comprendre l’utilité d’un brief

Certains d’entre vous peuvent encore être incertains quant à l’utilité du brief au sein de notre centre d’appels. Car oui discuter avec les agents et régler les problèmes se fait, au final, à longueur de journée.

Ce qu’il faut que vous compreniez, c’est que les opérations en centre d’appels sont changeantes. Notre mission principale est la satisfaction de nos clients et celle de leur client. Nous travaillons avec une forte proximité avec nos clients. Ces derniers nous donnent régulièrement de nouvelles directives selon les tendances de leurs clients. Et il est important que nous puissions y être réactifs.

Par exemple, un client venu nous voir en 2015 pour une opération de qualification de fichiers par téléphone peut aujourd’hui voir que le simple canal du téléphone ne suffit plus et décide de mixer le téléphone à l’emailing. De notre côté, il est primordial que nous puissions nous adapter à ces changements. Et le moyen le rapide de garder une concordance entre les instructions de notre client et la production nos agents s’avère être à travers un brief.

Faire appel à nos services

Vous venez d’avoir un aperçu concret d’une journée typique chez Cap Performance. Nous misons gros sur la proximité avec nos agents comme avec nos clients. La satisfaction de chacun est notre préoccupation principale.

Pour en savoir plus sur nos prestations, n’hésitez pas à nous contacter. Appelez-nous au plus vite au  01 84 79 28 20.

Révocation Des Heures D’Attentes Au Sein Des Centres D’Appels

Révocation Des Heures D’Attentes Au Sein Des Centres D’Appels

La réputation d’une entreprise joue un rôle considérable auprès des clients. Il faut cependant veiller à ce que l’entreprise garde tout le temps une bonne image. Pour cela, certains scenarios sont à évoquer, dont l’un des principales joindre le service client. En effet, dans certains cas, le client n’arrive pas à obtenir ce qu’il recherche, sans oublier le temps perdu en attente pour au final se voir raccrocher sans avoir obtenu d’informations nécessaires. Imaginez la frustration et la colère de ce client. Cela impactera directement sur votre réputation et le portefeuille client.

Ainsi, une bonne façon de réduire les longues minutes d’attentes est de confier à un centre de contacts externalisé la gestion de votre service client, il pourra vous proposer des solutions comme rajouter des ressources humaine au heure les plus demandés et ainsi réduire l’attente pour le plus grand bien de vos clients grâce a ces collaborateurs..

Les causes principales d’attente chez les clients

Parmi les nombreuses causes de files d’attentes au sein d’une compagnie, nous retrouvons le manque de ressources. Ce manque au niveau des ressources demeure déstabilisant pour la compagnie car il est important de bien gérer ses appels entrants. En effet, une entreprise doit mettre tout en œuvre pour améliorer le traitement de tous les appels entrants. Chose qui demeure une lourde tâche, surtout aux heures de pointes où le standard “explose” d’appels entrants.

De plus, une des autres causes est le rapport entre le coût et les gains. A titre d’exemple, si pour traiter un grand nombre d’appels entrants, vous n’avez pas suffisamment d’agents, cela ne marchera définitivement pas. Le fait d’être en sous-effectif, ne permettra pas à vos agents actuels de prendre en charge tout ce volume d’appels, gérer les requêtes et les donner des informations nécessaires. Dépendant du nombre d’appels qui arrivent, il est important pour une entreprise d’employer un nombre adéquat de gestionnaire d’appels.

Les éventuelles possibilités de gestion d’attente

Il arrive souvent des cas où le standard peut devenir vraiment incontrôlable. Dans ce cas les centres de contacts ont une panoplie d’alternatives pour ne pas négliger ses consommateurs et continuer à les offrir les meilleurs services. Ces autres méthodes sont premièrement, la déviation des appels. Ces derniers sont redirigés vers des canaux de communications externes. Les moyens de communication autres que le téléphone, aideront à diminuer les heures d’attentes des clients.

Il existe également une méthode autre que d’avoir recours aux appels pour de l’aide. Les requêtes des clients peuvent en effet être réorientées vers les services chat. Cela permettra de dégager un peu les lignes téléphoniques. Toutefois, pour arriver à ce résultat, il faut amener le consommateur à accepter l’invitation à chatter en cliquant sur un bouton. Pour cela, quelques petites astuces sont implémentées. Premièrement, mettre en évidence un bouton de chat qui captive l’attention du client et l’incite à cliquer dessus sur le site web. Ensuite, il est aussi bien d’appréhender le comportement des clients. Ainsi, dès qu’un consommateur entre sur le site web, un pop-up apparaitra. S’il recherche des réponses précises, cela l’incitera à vous écrire à travers le chat.

Ce service chat est plus qu’avantageux car il permet de traiter plusieurs requêtes à la fois. C’est une bonne façon de profiter des ressources techniques à votre disposition. De plus, nos agents pourront facilement prendre en considérations plusieurs demandes en même temps. Un moyen efficace de gagner du temps.

Aussi, ce service chat prodigue parallèlement une assistance au client concernant son parcours auprès de l’entreprise. Le côté multimédia est d’une grande aide à cela. N’oublions pas que ça réduit également l’attente des consommateurs et plus encore, ils bénéficient une certaine autonomie. Certains d’entre eux n’auront même plus besoin de conseils des agents. Ce qui diminue la pression sur les centres.

N’attendez plus et ne laissez plus vos clients dans l’attente

En manque d’effectif ? Vous voulez remédier à un standard trop débordé ? Ou tout simplement confier la gestion de vos clients à une tierce personne ? Ne cherchez plus loin. Nos centres de contacts sont les meilleurs en matière de communication et gestion des clients. Avec nos agents hautement qualifiés, nous vous assurons une satisfaction client garantie. Pour cela, appelez-nous au + 33 01 84 79 28 20 ou écrivez-nous directement sur le site web.